گاهی اوقات طرفداران BPM پیشنهاد می‌کنند که هر فعالیت سازمان باید با استفاده از مدل رسمی‌فرآیند کسب و کار شرح داده شده یا خودکار شود. حتی مشتاق ترین طرفداران پیشنهاد نمی‌کنند که BPM به این حد اتخاذ شود. درعوض، هدف BPM فرآیندهایی است که برای ایجاد ارزش مهم تر هستند، آن‌هایی که اگر بهینه سازی شوند مزایای فوق العاده‌ای خواهند داشت، آن‌هایی که به سرعت نیاز به تغییر و تکامل برای همگام شدن با بازارهای رقابتی را دارند.

اما برای درک درست این که BPM برای چه چیزی مناسب است، درک راه‌های دیگر انجام کارها نیز بسیار مهم است: یعنی هردو فرآیندهایی که کمتر سازمان یافته هستند و آن‌هایی که بیشتر سازمان یافته اند.

بسیاری از کار‌های انجام شده در یک شرکت از طریق همکاری‌ها و ارتباطات بدون ساختار بر اساس مکانیسم‌های ساده مثل ایمیل، صفحات گسترده، اسناد و مدارک، سخنرانی‌ها، و ارتباطات زمان حقیقی از طریق تلفن، IM و پیام‌های متنی رخ می‌دهد. آیا زمانی که ما از این قبیل ابزارها استفاده می‌کنیم فرآیندها رخ می‌دهند؟ پاسخ بسیاری مثبت خواهد بود. وظایف در حال انجام، گاهی اوقات به نام تعامل ضمنی که یک نقطه شروع و یک نتیجه دارد خوانده می‌شود، اما کار در یک قالب گام به گام قابل پیش بینی ادامه نمی‌یابد. استخدام یک مثال خوب از این فرآیند است. این کار با توصیف یک شغل شروع می‌شود و با استخدام پایان می‌یابد، اما این که مصاحبه، ارزیابی و جلسات دقیقاً چگونه پیش خواهد رفت در ابتدا مشخص نیست.

BPM در بیشتر قسمت‌ها در این فضا ورود نمی‌کند، اگر چه با توجه به الگوهای ارتباطی و فرم‌های رایج اسناد می‌توان فرآیندهایی که می‌تواند از پشتیبانی BPM بهره مند شود را شناسایی کرد.

فرآیندهایی که تا حدی بدون ساختار هستند، به روش‌های تجاری فعالیت‌های کسب و کار مسلط است. در مدیریت فرآیند کسب و کار: نقشه راه SAP، جیم هگمن اسنیب، آن روزنبرگ، چالز مولر، و مارک اسکاویلو نشان می‌دهد تنها 20 درصد از تمام فرآیندهای مورد استفاده برای اجرای یک کسب و کار را می‌توان خودکار کرد.

برنامه‌های سازمانی مانند ERP، پیاده سازی استانداردی از فرآیندهای معمول کسب و کارهای مدرن را فراهم می‌آورند و بیشتر برای حدود 20 درصد از فرآیندهایی است که می‌توانند خودکار شوند. در شروع کار صنعت نرم‌افزار سازمانی، مشخص شد که هر شرکت نباید روی ایجاد  برنامه‌های سفارشی خود برای حسابداری، امور مالی، کنترل، بودجه بندی، پردازش صورت حساب و غیره سرمایه گذاری کند. فروشندگان نرم‌افزار سازمانی، برنامه‌های کاربردی که فرآیندهای استاندارد را از طریق تنظیم انتزاعی پیاده سازی می‌کنند، ایجاد کردند. این برنامه‌های کاربردی با ورود اولین بسته‌های ERP جامع در اوایل 1990 به سرعت ترویج یافت. توالی دیگر برنامه‌های کاربردی از قبیل CRM، SCM و PLM و غیره ادامه یافت. امروزه ما پایه و اساسی جامع برای ردیابی و خودکار کردن فعالیت تراکنشی معمول در شرکت‌های بزرگ را داریم.

برنامه‌های سازمانی به سیستم‌های ضبط سیاری از فعالیت‌های غیر خودکار با استفاده از داده‌های ذخیره شده در آن‌ها تبدیل شد. هم چنین برنامه‌های سازمانی واحدهایی از عملکرد از جمله گرفتن سفارشات، ایجاد فاکتورها، خرید سفارشات و پرداخت دارد و روابط فروشنده که ممکن است نتیجه نهایی فرآیندهای غیر خودکار مانند خرید باشند را ایجاد می‌کند.

فضای خالی میان برنامه‌های سازمانی موجود در سازمان و ارتباطات غیر ساخت یافته را BPM پر می‌کند. امروزه این امر واضح است که فرآیندهای سازمانی مهم از مرزهای برنامه‌های کاربردی سازمان عبور کرده اند. فرآیندهایی مانند سفارش- پرداخت یا خرید- پرداخت ممکن است شامل چندین برنامه  کاربردی سازمانی مانند گرفتن سفارشات در CRM، ایجاد فاکتور و سفارشات خرید در ERP و مدیریت تولید و تحقیق در SCM باشد.

 

BPM، به ویژه در ترکیب با سرویس هایی که می‌تواند داده‌ها را به برنامه‌های کاربردی سازمان و سایر منابع اطلاعاتی وارد و از آن خارج کند، راهی برای تعریف صریح مدیریت و خودکارسازی فرآیندهایی که برنامه‌های کاربردی سازمان را پوشش می‌دهد، فراهم می‌کند. BPM هم چنین به فرآیندهایی که افراد و سیستم‌ها را از خارج از شرکت می‌آورند، اجازه می‌دهد تعریف شوند. به این ترتیب، BPM فرآیندهایی را که در سراسر شبکه گسترده کسب و کار اتفاق می‌افتند را پشتیبانی می‌کند.

ویژگی‌های فرآیندهایی که در حال حاضر توسط   BPMخودکار شده اند به شرح زیر است:

• آن‌ها از همکاری‌های سست بر پایه ی ایمیل و سازوکارهای مشابه آن، سازمان یافته‌تر هستند.
• آن‌ها از فرآیندهای تبادلی در برنامه‌های کاربردی سازمان انعطاف پذیرترند.
• آن‌ها در محدوده وسیع تری از فرآیندها در برنامه‌های کاربردی سازمان می‌باشند و از مرزهای شرکت و برنامه‌ها عبور می‌کنند.
• جریان آن‌ها به صراحت تعریف شده، مدیریت شده و خودکار شده است.

اشاره به این نکته اهمیت دارد که دامنه فرآیندهایی که در حال حاضر توسط  BPM قابل خودکارسازی هستند توسط تعداد وب سرویس های در دسترس محدود می‌­شود. با گذشت زمان، نه تنها وب سرویس‌­های سطح بالاتر بلکه وب سرویس‌های سطح پایین نیز باید در دسترس باشند. برنامه‌های سازمانی بانی بخش‌هایی که می‌تواند بخش‌هایی دیگری که بخش‌هایی را ایجاد کنند خواهند بود. در چنین جهانی، BPM می‌تواند نه تنها برای تنظیم و ارکستراسیون سطح بالا که قبلاً شرح داده شد بلکه برای اتوماسیون ساختاریافته‌­تر استفاده شود. علاوه بر این، این احتمال وجود دارد که مرزهای بین فرآیندهای مشارکتی ساختارنیافته و ارکستراسیون BPM نیز محو شوند. به عبارت دیگر، چیزی که در حال حاضر تقسیم بین فرآیندهای بدون ساختار، فرآیندهای به سبک BPM و فرآیندهای ساخت یافته است به یک زنجیره تبدیل خواهد شد و BPM توانایی خود برای بیان جریان کار از ابتدا تا انتها را گسترش خواهد داد.