کاربرد BPMS در پیگیری مکاتبات دولتی
ضرورت بکارگیری BPMS
به دلیل اینکه خود فرآیندها نیز سرمایه هستند، فرآیند اصلی و فرآیندی که بیشترین ارزش را برای مشتری تولید می کنند، باید با دقت مدیریت شوند.
کاربرد برای دولت: پیگیری مکاتبات
کسب و کار
مدیریت فرآیند کسب و کار برای دولت: پیگیری مکاتبات
مشکل
مانند بسیاری از دستگاه‌های دولتی، در اینجا نیز حجم بالایی از مکاتبات ورودی وجود دارد، از شهروندان گرفته تا سازمان‌های دولتی دیگر. همه مکاتبات به پاسخ درست در زمان مناسب نیاز دارند، اما قبلاً فرآیند پاسخ بسیار کند و سخت بود. پیگیری از طریق سیستم ارجاع سنتی یا استفاده صفحات گسترده ضعیف بوده و در نتیجه موجب خطاهای ارتباطی می‌شد. همچنین نقش‌ها به صورت ضعیف تعریف شده و کارکنان در اغلب موارد به سختی آنها را درک می‌کردند. این در حالی است كه، تنها در برخی از مکاتبات خاص مسئولیت آنها مشخص می‌شد. به دلیل نبود یک انباره مرکزی برای تمام مکاتبات، پاسخ‌ها و انواع دیگر اسناد مرتبط و نبود دانش مشترک و قابلیت همکاری، در اغلب موارد همان پاسخ برای چندین درخواست ارائه می‌شد.
ذی‌نفعان
معاونین اجرایی، متخصصان و محققان.
راهکار مبتنی بر BPMS
مکاتبات در یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار تحت وب وارد و دریافت می‌شوند. فرآیند ایجاد پاسخ به صورت اتوماتیک شروع می‌شود. راه حل، یک منبع مرکزی و قابل جستجو را برای تمام مکاتبات ارائه می دهد و پاسخ‌ها به صورتی تعیین شده اند که پاسخ دهندگان می‌توانند دوباره از مفاد موجود آن استفاده کنند. به کارکنان در مورد موعد زمانی آتی و گذشته اخطار داده می‌شود. پاسخ‌ها به راحتی در میان یک گروه از کارکنان به اشتراک گذاشته می‌شود که این امر خطا را در یک ایمیل فردی از بین می‌برد. زمانی که پاسخ‌ها کامل شوند، پرونده درون سیستم بسته شده و مکاتبات از طریق یک روش منظم ارسال می‌شوند.
مزایا
سیستم پیگیری مکاتبات، یک واسطِ کم حجم تحت وب برای پیگیری نامه‌های ورودی و خروجی ارائه می‌کند. راه حل مذكور، تمام ابزارهای مورد نیاز برای یکپارچه نمودن سیستم‌های مکاتبات واحدهای متعدد در یک سطح مجزا و اختصاصی را ارائه نموده است. همچنین یک حسابرسی دقیق و کامل از هر بخش از مکاتبات را در یک گزارش کامل در زمینه عملکرد فرآیند مکاتبات ارائه می‌نماید.
