پس زمینه و نمونه کسب و کار

---

به دلیل تقاضاهای نو ظهور بازار، بانکداری باید به روز بوده و به طور مستمر، ارزش بیش‌تری را ارائه نماید. انجام این قوانین، موارد مختلفی را شامل می‌شود، از جمله: توانایی برای ارائه راه حل‌های پیشرو و مبتنی بر IT، که بتواند خدمات بانکی و مالی را در زمینه وام، کارت‌های اعتباری، اشیای قابل معامله و همچنین ارائه خدمات آسان‌تر، سریع‌تر و دقیق‌تر به مشتری، فراهم نماید. همچنین عملیات نهایی نیازمند ابزارهای مبتنی بر IT می‌باشد که به کنترل حجم معاملات ورودی، مدیریت راندمان و تولید در عملکردهای فرایند می‌پردازد.

به دلیل این تقاضا، واحد IT بانک اغلب به علت توسعه کاربردهای استراتژیک و مأموریت‌های بحرانی برای مشتری و عملیات بانکی، از پیش اشغال شده است. واحدهای پشتیبانی دیگری هم (مانند ارائه خدمات برای کارمندان، پشتیبانی از خدمات اداری واحدهای کسب و کار و توسعه دیگر نوآوری‌های مربوط به کسب و کار) در بانک‌ها وجود دارد که درخواست‌های‌ آنان بحرانی محسوب نمی‌شود. همچنین پروژه‌هایی مانند: فرایند ارائه خدمات برای کارمندان جدید (درون یا بیرون سازمان)، خریداری نیازمندیها و تحویل آن و همچنین رهگیری عملکردهای صحیح و مواردی از این قبیل به تاخیر افتاده و کنار گذاشته می‌شود. زیرا IT پروژه‌های بحرانی را در اولویت قرار می‌دهد.

این نوع پروژه‌ها با گذشت زمان از بین نمی‌روند، چرا که آن‌ها نیازمند نبوغ هستند و می‌توانند مزایای واقعی را فراهم کنند. مانند: صرفه جویی در زمان برای واحدهای پشتیبانی، کاهش هزینه کار بالاسری و همچنین کمک به کاهش ریسک. اما همچنان که رقابت زیادی در بانک برای منابع محدود IT و به منظور ارائه راه حل‌های مبتنی بر تکنولوژی وجود دارد، نیازهای واحدهای پشتیبانی اغلب به خوبی نشان داده نشده و لیست پروژه‌های مبتنی بر IT هر روز بلندتر و بلندتر می‌شود.

پروژه‌های ذکر شده فوق عموما فرایندهای خودکار شده‌ای برای رهگیری بوده و از ابزار جریان کار BPM استفاده می‌کنند. آن‌ها به انواع مشابه داده‌های پیچیده که توسط سیستم‌های مالی بانک درخواست می‌شود، نیازی ندارند. همه درخواست‌های آنان، اتوماسیون شده است. اتوماسیون سازی موجب کارآمد ساختن جریان‌های رهگیری و یا عبور اطلاعات در بین کنترل کننده‌های مختلف، بازدیدکنندگان و تاییدکنندگان واحدهای مختلف کسب و کار، شده است و آن‌ها را پشتیبانی می‌کند.

به عنوان مثال، نوعی از یک درخواست بررسی پیشرفت در نوآوری‌های فرایند بانکی (که شامل تعدادی از پروژه‌های شش سیگما است)، را بررسی می‌کنیم.

شش سیگما بخشی از برنامه توسعه فرایندهای استراتژیک بانک‌ها می‌باشد. این پروژه‌ها شش تا هشت ماه طول می‌کشند و از DMAIC  (تعریف، اندازه گیری، تحلیل، بهبود، کنترل) یا DMADV  (تعریف، اندازه گیری، تحلیل، طراحی، تصدیق) استفاده می‌کند.

بانک اساسا 50 مورد از این پروژه‌ها را اجرایی کرده و تنها 3 تا 5 کمربند سیاه (شخصی که متخصص امور این گونه پروژه‌هاست) پشتیبان برای همه آن‌ها وجود دارد. هر کمربند سیاه تقریبا 20 ساعت در هر ماه را برای هر پروژه صرف کرده و پیشرفت آن‌ها را مشاهده و رهبران پروژه را راهنمایی می‌کند. بنابراین، رهگیری وضعیت پروژه‌ها به صورت دستی و همچنین نگرانی‌های مربوط به آن موجب می‌شود، زمان بسیار زیادی برای کمربندهای سیاه از دست برود.

 

برنامه شش سیگما/ساختار مدیریت پروژه

نیازمندی کلی در اداره این پروژه‌ها، رهگیری وضعیت پروژه در هنگامی است که همراه با اسناد پروژه‌های شش سیگما از فازهای مورد نیاز DMAIC عبور می‌کند. برنامه شش سیگما نیازمند سیستم رهگیری مبتنی بر شبکه اینترانت به منظور تسهیل رهگیری پیشرفت پروژه شامل تصویب فرایند در فازهای متوالی، است. به هر حال از آن‌ جا که برنامه شش سیگما، یک نوآوری غیربحرانی محسوب می‌شود، توسعه IT در این سیستم، نوعی پشتیبان برای واحدهای دیگر فراهم می‌کند که بحرانی‌تر بوده و نیاز به سیستم‌های بانکی دارند.

این همان جایی است که ابزار BPM برای رهگیری جریان کار پروژه بسیار سودمند می‌شود. ابتدا چرخه حیات پروژه را در پروژه‌های شش سیگما به یاد بیاورید.

 

جریان فرایند DMAIC برای رهگیری پروژه شش سیگما

مراحل  کلی و سطح بالای روش شناسی DMAIC عبارتند از:

• تعریف-ایجاد منشور پروژه
• ارزیابی و تحلیل-تعریف علل نقص‌ها و ناکارآمدی‌ها و ارزیابی عوامل ریشه‌ای آن به وسیله داده‌های فرایند
• پیشرفت-اجرا و تکمیل پیشرفت‌های پیشنهاد شده متمرکز بر حل دلایل ریشه‌ای آسیب‌ها و ناکارآمدی‌ها
• کنترل-حفظ نتایج مربوط به فرایند پیشرفته

در هر فاز فرایند، رهبر پروژه نیازمند تایید اسناد ارائه شده پروژه از طریق بررسی کامل پروژه به منظور رفتن به فاز بعدی است. این بررسی‌ها به شکل زیر اجرا می‌شوند:

• مدیر برنامه شش سیگما وضعیت پروژه را براساس فاز DMAIC، بررسی می‌کند.
• شرکای پروژه، نتایج پروژه را مورد بررسی قرار می‌دهند.
• سهامداران پروژه که می‌توانند ورودی لازم برای پروژه را فراهم کنند، سعی می‌کنند در حل خطرات و مباحث به وجود آمده، نقش ایفا کنند.

بنابراین در طراحی فرایند، برخی روش‌های تصویب شده و بازنگری شده تکراری را برای هر فاز می‌بینید که این بازنگری‌ها از طریق فرایند یا چارچوب قانونی، با پیشرفت پروژه صورت می‌پذیرند.

در این پروژه، پایه‌های جریان کار خودکار شرح  داده شده و نشان داده خواهد شد که چگونه فرایند BPM می‌تواند نیازهای مرتبط با رهگیری پروژه‌ای که شامل بررسی و تایید اسناد پروژه شش سیگما می‌باشد، را مرتفع سازد.