کاربرد BPMS برای مهیا کنندگان خدمات؛ بخش کمک- فناوری اطلاعات
ضرورت بکارگیری BPMS
به دلیل اینکه خود فرآیندها نیز سرمایه هستند، فرآیند اصلی و فرآیندی که بیشترین ارزش را برای مشتری تولید می کنند، باید با دقت مدیریت شوند.
کاربرد برای مهیا کنندگان خدمات؛ بخش کمک - فناوری اطلاعات
کسب و کار
مدیریت فرآیند کسب و کار برای مهیا کنندگان خدمات؛ بخش کمک- فناوری اطلاعات
مشکل
افزایش وضوح و کارآیی خدمات داخلی فناوری اطلاعات.
ذی‌نفعان
تمام کارکنان، فناوری اطلاعات.
راهکار مبتنی بر BPMS
سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار، کارکنان را از طریق فرآیند بخش «کمک و اخطار فناوری اطلاعات» به پرونده‌های ثبت شده که بر اساس سطح اولویت آنها دسته بندی شده‌اند هدایت می‌کند و دید مشخصی را از طریق اخطارهای اتوماتیک فراهم می‌کند. با ثبت یک پرونده، یک شماره تعیین شده به آن تخصیص می‌یابد و تأیید آن با یک رسید اعلام می‌شود که شماره آن برای کارمند فرستاده می‌شود. پیگیری این فرآیند بر اساس نوع درخواست و سطح اولویت تعیین شده برای آن صورت می‌گیرد. این پرونده در طول چرخه عمر خود برای تعیین میزان پیشرفت فعالیت‌های مربوطه، پیگیری می‌شود. زمانی که موضوع این پرونده حل شود، نتیجه ثبت شده و سابقه پرونده به صورت اتوماتیک به روز شده و به کارکنان اطلاع داده می‌شود. اگر این مواردی باقی بماند، کارکنان می‌توانند پرونده را دوباره باز كرده و جریان کار آن را در نقطه مورد نظر مورد بررسی قرار دهند.
مزایا
کارکنان به صورت کامل در این فرآیند که چگونه بخش کمک و درخواست ها را مدیریت می‌کند، حمایت می‌شوند. با ورود داده‌های مناسب در یک فرم تحت وب، تا زمانی که موضوع مورد نظر حل شود تمام زیر فرآیندها اتوماتیک صورت می‌گیرند. موضوع مورد بررسی همچنین، برای کارکنان فناوری اطلاعات مفید است، چرا که آنان از رفع آن با یک روش مناسب و به موقع بر اساس نوع و اولویت اطمینان حاصل می‌نمایند. سوابق موضوع نیز برای تحلیل محتوای درخواست های وارده به بخش کمک برای بهبود خدمات مستمر مفید هستند.
