هر چند که درک روشنی از تئوری اصلی چگونگی کمک BPM به مدیریت پیچیدگی‌­ها، یکسویی با استراتژی شرکت، توانمندسازی کارکنان برای عمل به روش‌های هوشمند و بهبود کارایی و انعطاف پذیری عملیات یک شرکت برای رسیدن به موفقیت حیاتی است، اما همه‌ی راه ها به BPM باید در نهایت فناوری را به کار گیرند. یکی از چالش های دلهره آور برای مدیران اجرایی، کارشناسان فناوری و سایر کارکنان در هر برنامه اجرایی BPM، درک آن چیزی است که تکنولوژی به آن ها ارائه می‌کند.

هنگام مواجهه با یک تکنولوژی جدید در فضای BPM، درک این که چیست، چگونه کار می‌کند و چگونه در جنبه‌ها و سطوح بسیاری به توصیف و خودکارسازی فرآیندها مرتبط می‌شود، می‌تواند بسیار دشوار باشد. برای استفاده موثر از فناوری باید اهداف فناوری را درک کنیم. قلمرو آن چیست؟ در چه صورت برای برنامه های بزرگ تر تطبیق BPM مناسب است؟ چه کسی به عنوان کاربر در نظر گرفته شده است؟ چگونه کمک خواهد کرد؟ متاسفانه، در دنیای BPM بسیاری از فناوری‌ها در سطوح مختلف عمل می‌کنند و عملکردهای بسیاری را ترکیب می‌کنند که می‌تواند تعیین این که یک تکنولوژی چه کاری و برای چه کسی انجام می‌دهد را بسیار دشوار سازد.

این بخش یک روش جدید برای دسته بندی فناوری BPM بر مبنای هدف، دامنه و سطح جزییات مدل‌سازی فرآیند کسب و کار به کار گرفته شده، ارائه می‌کند. این چارچوب امکان درک سریع این که هر فناوری مرتبط با  BPM چه کاری انجام می‌دهد، که باعث حذف یک مانع عمده پیشرفت می‌شود، را فراهم می‌کند.

هدف از فناوری BPM چیست؟

هدف  فناوری BPM، خودکارسازی، مدیریت و بهبود بهره‌­وری برای وظایف درگیر در توصیف و خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار است. از طریق فناوری BPM شرکت ها می‌توانند فرآیندهای کسب و کار خود را با استفاده از ابزارهای ساخته شده به روشنی مدیریت کنند.

چالش اصلی در درک فناوری BPM از این واقعیت ناشی می‌شود که می‌تواند در طیف وسیعی در بسیاری از مراحل مختلف تطبیق BPM استفاده شود، در حالی که چشم انداز می‌تواند محدوده‌ای از کل سازمان یا یک وظیفه واحد باشد.

هدف اول  فناوری BPM کمک به توصیف ساختار فرآیندهای کسب و کار است. تقریباً تمام فناوری های BPM با درخواست از شخص استفاده کننده برای ایجاد یک مدل فرآیند کسب و کار شروع می‌شوند. گاهی اوقات این مدل خود نتیجه­‌ی نهایی است. فناوری BPM اجازه می‌ دهد که مدل مشروح شود، خلاصه شود یا گسترش یابد، به اشتراک گذاشته شود و غیره. فناوری BPM همکاری‌هایی که بر ایجاد، بحث، بهبود تکامل یک مدل فرآیند کسب و کار تمرکز کرده اند را توانمند می‌سازد. اشاره به این نکته حائز اهمیت است که فرآیندهای توصیف شده ممکن است به زودی تجزیه و تحلیل، شبیه سازی یا حتی پیاده سازی شوند و شاید در حال حاضر توسط مجموعه BPM یا برخی از فناوری های پشتیبانی نظارت می‌شوند، بنابراین شانس زیادی برای طراحی بهینه وجود خواهد داشت.

هدف دوم فناوری BPM تدوین یک مدل فرآیند کسب و کار برای استفاده در خودکارسازی و پشتیبانی اجرایی فرآیندهای کسب و کار توصیف شده می‌باشد. مجموعه BPM گروهی از فناوری‌ها را برای پیاده سازی و ایجاد برنامه‌های مبتنی بر فرآیند کسب و کار بر مبنای توصیف اولیه مدل ­های فرآیند کسب و کار، یکپارچه کرده است. گاهی اوقات برنامه نرم افزاری ایجاد شده با کاربران تعامل دارد و گاهی اوقات در حال اجرای فرآیندهای طولانی پشتیبان بدون دخالت کاربران است. هر مرحله از مدل می‌ تواند با یک صفحه نمایش رابط کاربر یا وب سرویس همراه شود. جریان کنترلی برنامه توسط جریان مدل فرآیند کسب و کار تعریف شده است. برای تغییر برنامه فرآیند کسب و کار، تنها باید جنبه هایی از مدل را تغییر دهید.

هدف سوم فناوری BPM ارائه برخی عملکردهای پشتیبانی برای دو هدف اول است. در هنگام توصیف یا خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار طیف گسترده ای از اجزا شامل موارد زیر می‌ تواند مورد استفاده قرار بگیرد:

• مخازن فرآیند. مجموعه ای از قطعات استاندارد فرآیندها که مورد استفاده مجدد قرار می‌گیرد.
• قوانین کسب و کار. مجموعه‌ای از قوانین که برخی از تصمیم گیری‌های مفید یا پردازش منطقی را ارائه می‌کند.
• مخازن وب سرویس. مجموعه‌ای از توصیفات وب سرویس ­ها یا سرویس‌های سازمان، که خدمات مورد نیاز برای پشتیبانی از فرآیند کسب و کار طراحی شده می‌باشند و ممکن است توسط برنامه‌های کاربردی که به طور خودکار از مدل‌های فرآیند کسب و کار ایجاد شده‌اند، مورد استفاده قرار گیرند.
• ویجت رابط کاربر. مولفه‌هایی که بخشی از صفحات رابط کاربر هستند، برای ایجاد رابط کاربری از مدل‌های فرآیند کسب و کار ، مورد استفاده قرار می‌­گیرند.
• نظارت بر فعالیت‌های فرآیند کسب و کار. زیرساختی را برای پیگیری عملکرد فرآیندها در زمان واقعی ارائه می‌دهند.
• شبیه سازی. امکانی را برای ایجاد فرضیات در مورد جریان کار و بررسی رفتار فرآیندها در چنین شرایطی فراهم می‌سازد.

فناوری BPM منجر به ایجاد برنامه‌های کاربردی مبتنی بر فرآیند کسب و کار به صورت ساده‌تر از روش‌های قبلی می‌شود. این سادگی در بخشی که متخصصان تکنولوژی و افراد کسب و کار درگیر ایجاد نرم افزارهای کاربردی هستند، می‌تواند به بهره‌وری بیشتر منجر شود. هم چنین ابزارهای ساده‌تر به این معنی است که افراد در برخی شرایط می‌توانند راه حل‌هایی برای خود ایجاد کنند. هم چنین تغییر فرآیندهایی که پیاده‌سازی شده‌اند نیز آسان‌تر می‌شود. هدف نهایی فناوری BPM این است که به فرآیندها اجازه دهد توصیف شوند، خودکار شوند، نظارت شوند و به عنوان بخشی از یک چرخه نوآوری مستمر بهبود یابند.