ویژگی‌های BPM برای رهگیری پروژه‌های شش سیگما


ویژگی‌های BPM برای رهگیری پروژه‌های شش سیگما

نمودار زیر نشان دهنده یک پروژه کامل شش سیگما با همه فازهای مورد نیاز آن می‌باشد. فرایند اجرای پروژه‌های شش سیگما کاملا تکرار شونده است. چرا که پروژه دائما باید در هر فاز، چارچوب تعریف تا کنترل را تکرار کند.

آن‌ چه در هر فاز اتفاق می‌افتد، براساس چارچوب جریان کار است که به طور مفصل در ادامه، شرح داده خواهد شد.

 الگوی جریان فرایند برای پروژههای شش سیگما

اگرنگاهی به  مثال فرایند و پردازش شش سیگما بیاندازیم. بعد از این که پروژه تایید شد، دفتر مدیریت پروژه‌های شش سیگما (یا مدیر طرح شش سیگما) آن را در سیستم رهگیری پروژه ثبت کرده و این آغاز راه است.

فاز تعریف پروژههای شش سیگما

بنابراین فرایند با ثبت آغاز می‌شود و سپس پروژه براساس معیار شش سیگما تعریف می‌شود. در طول فاز تعریف، رهبر پروژه باید اسناد لازم برای تایید و تکمیل این فاز را درخواست کند تا بتواند وارد فاز ارزیابی شود.

در این فرایند، مرز زمانی به مرحله "فاز تعریف اسناد" اضافه می‌شود و به شکل نمودار و زمان بندی شده ارائه می‌گردد. در زمان اجرای این فرایند، اگر بعد از یک چارچوب زمانی معین پروژه هیچ گونه فعالیتی نداشته باشد، هشداری به صورت ایمیل خودکار، اعلام خواهد شد. این اخطار به عنوان یادآوری جهت بررسی نحوه ادامه کار، به رهبر پروژه ارسال می‌گردد. در این طرح خاص تنها یک ایمیل ارسال می‌شود، اما فرایند باید به گونه‌ای طراحی شود که ایمیل یادآوری در بازه‌های منظم ارسال شود. تا سرانجام، گزارش‌های لازم پروژه برای بررسی و تایید رفتن به فاز بعدی، ارائه شوند.

فاز بررسی و تایید پروژه، به اسناد پروژه‌های شش سیگما نیاز دارد. این اسناد می‌تواند در مرحله "فاز تعریف اسناد" آپلود گردد. همچنین جریان کار می‌تواند به گونه‌ای تنظیم شود تا اطلاعات مربوط به فرایند و داده‌های درون پایگاه داده‌های خارجی (مانند:MySQL ) ذخیره شوند.

بعد از این که فاز تعریف پروژه برای تایید اسناد تکمیل شد، فرایند بررسی دسک تاپ به وسیله مدیر یا هیئت کمربند سیاه پروژه صورت می‌پذیرد. این کار قبل از تایید رفتن به فاز بعدی انجام می‌شود.

در مرحله "فاز تعریف اسناد" و "فاز تعریف مجدد اسناد" یک حلقه نشان داده شده است. زیرا پروژه تا زمانی که از سوی مدیر تایید نشده، نمی‌تواند ادامه یابد.

این توالی مشابه، از ارزیابی تا کنترل در فازهای بعدی پروژه نیز تکرار می‌شود. بنابراین بخشی از فرایند آن‌قدر تکرار می‌شود تا پروژه به پایان برسد.

۱: تداخل کاربر در هر فاز: اشکال وب

جریان کار BPM اجرا شده به وسیله BPMS شبکه فردا، راهی را برای کنش کاربر از طریق وب و کارتابل وظایف فراهم می‌کند.

در زیر نظریه طراحی شکل وب مورد استفاده برای ثبت پروژه ارائه شده است. این نظریه اجازه ورود اطلاعات مرتبط با پروژه، به فیلد تعریف شده برای مدیریت آن را، (به عنوان داده‌های مربوط به اجرای پروژه استاندارد شده) می‌دهد.

«فرم تحت وب دربردارنده فیلدهای لازم برای عنوان پروژه، اسامی و آدرس ایمیل سهامداران می‌باشند و وسیله‌ای برای به روز رسانی فایل‌های الحاقی و فیلد "تفسیر" هستند.»

وقتی که رهبر پروژه آماده ارائه و تسلیم فاز تعریف شد، آن‌ گاه باید اطلاعات بحرانی درباره پروژه‌های شش سیگما ارائه شوند.

برای مثال، خط زمانی هر فاز متوالی، پایه‌ای بحرانی برای گزارش وضعیت پروژه محسوب می‌شود. خط زمانی پروژه‌های شش سیگما طبق موعدهای مقرر مورد توافق بین هیئت اصلی پروژه و سهامداران، ارزیابی می‌گردد. به دست آوردن پروژه‌هایی که کاملا به روز رسانی شده و در زمان مورد نظر به پایان می‌رسد، وابسته به تحویل به موقع اسناد و کارهای پروژه می‌باشد. برای این کار فیلد‌هایی برای ورود اطلاعات تخمین زده شده مرتبط با پروژه‌ها، از لحاظ مقدار و نوع ذخیره می‌شود.                                                                                                                

زمانی که همه این اطلاعات درباره پروژه‌های مختلف، به صورت دستی، در یک صفحه گسترده رهگیری شود، به سادگی زمان زیادی را از مدیر برنامه و کمربندهای سیاه پشتیبان می‌گیرد. بنابراین خودکارسازی آن‌ها به وسیله فرایند BPM کمک زیادی در تسهیل فرایند مدیریت پروژه می‌نماید.                                     

۲: مشارکت کاربر در هر فاز: محل ورودی تجربه کاربر

این بخش اطلاعات مرتبط با وضعیت واقعی پروژه در محیط تجربی کاربر را نشان می‌دهد. به جای وجود صفحه گسترده برای رهگیری پروژه‌های شش سیگما، سیستم پروژه مبتنی بر شبکه وجود دارد که از جریان کار پروژه DMAIC پیروی می‌کند.

از آن جا که رهبر پروژه، کمربندهای سیاه پشتیبان و مدیر برنامه شش سیگما اکنون می‌توانند به طور مستقیم به داده‌ها دسترسی داشته باشند و اسناد را از طریق محل ورودی تجربه کاربر آپلود کنند، زمان اندکی برای رهگیری ایمیل‌ فایل‌های الحاقی صرف می‌شود. این کاهش زمان در زمان بررسی و تایید خود نمایی می‌کند.

تصمیمات و پیشنهادات مهم مبتنی بر بررسی پروژه را می‌توان در محل نظرات و پییشنهادات فرایند وارد کرد. به طوری که رهبر پروژه بتواند اصلاحات و یا به روز رسانی‌های لازم را در اسناد پروژه ارائه شده، وارد کند.

۳: توسعه‌های دیگری برای تکمیل رهگیری پروژه

علاوه بر آن چه به صراحت در این طرح فرایند بیان شد، رهگیری کامل پروژه باید موارد زیر را داشته باشد:

  • ایجاد خودکار گزارشهای داشبورد: از طریق گزارش ساز شبکه فردا، از داده‌های ذخیره  شده در پایگاه داده‌های خارجی استفاده می‌کند. این گزارش ساز می‌تواند به طور خودکار گزارشات داشبورد ایجاد شده را تغییر و بروز نماید.
  • یادآوری ایمیل خودکار: براساس تاریخ تحویل اهداف پویا در هر فاز، ارسال شده و به وسیله رهبر پروژه ارائه می‌گردد.
  • مخزن اسناد: همان سیستم مدیریت سند برای ذخیره همه فایلهای الحاقی پروژه از طریق فرایند جریان کاری است.

نمایش نظرسنجی نمایش نظرسنجی

تا چه حد سایت شبکه فردا، پاسخگوی نیاز شما می باشد؟