مشخصات عمومی سیستم مدیریت اسناد

  • کاملا تحت وب و بدون نياز به نصب نرم افزار توسط کاربر
  • قابليت شخصي‌سازي صفحات كاربران
  • قابليت تعريف پشتيبان در سيستم بصورت اتوماتيك برروي سرور در زمانهاي تعيين شده
  • امکان اسکن مستقیم با استفاده از فناوری TWAIN
  • پيوند دسکتاپ کامپيوتر، فايل هاي خود را (سند، عکس و ...) از کامپيوتر خود تنها با انداختن آنها در پوشه اي در  دسکتاپ خود به سيستم انتقال دهيد.
  • امكان استفاده از تقويم شمسي و ميلادي
  • پشتيباني از زبان‌هاي مختلف
  • دسترسی سریع کاربر با استفاده از فناوری آژاکس (Ajax)
  • بدون نیاز به نصب نرم افزار توسط کاربر
  • امکان پیش نمایش فایلهای چند رسانه ای
  • پیش نمایش اسناد(با پشتیبانی از فایلهای Microsoft Office)
  • امکان ارسال چندین سند به صورت یک فایل فشرده (Zipped)
  • امکان دانلود پوشه فایلها به صورت یک فایل فشرده
  • امکان قفل گذاری بر روی اسناد (Lock/Unlock)
  • امکان انتخاب پوشه "خانه" توسط کاربر
  • امکان استفاده از قالبها (Templates) برای اسناد
  • امکان ایجاد اسناد خصوصی برای هر کاربر
  • حفظ اسناد پاک شده در سطل زباله کاربر
  • امکان اطلاع رسانی از طریق پست الکترونیکی (در صورت تغییر فایل توسط کاربر)
  • امکان ارسال پیوند (Link) به سند از طریق پست الکترونیک
  • امکان نوشتن یادداشت برای هر سند
  • امکان استخراج فراداده (Metadata) هر سند
  • امکان ایجاد توصیفگر (Tag) برای هر سند
  • امکان مشاهده تگ کلود(Tag Cloud) توصیفگرها
  • امکان تبدیل اسناد به فرمت PDF
  • نسخه گذاری اسناد (Versioning) به همراه امکان دسترسی و بازنشانی (Restore) نسخه های پیشین
  • داشبورد کاربر جهت دسترسی سریع به امکاناتی از قبیل:
    به امانت گرفتن (Check-out) و قفل کردن اسناد
    مشاهده آخرین اسناد اصلاح شده و بارگذاری شده (Uploaded)
    مشاهده گردش کار (Workflow)
    مشاهده پست های الکترونیکی جدید به همراه ضمایم آنها
    امکان جستجو و مرور توصیفگرها
  • گزارش گيري 
    • گزارش زماني و مكاني از بيشترين و كمترين مراجعات
    • گزارش منابع با بيشترين و كمترين مراجعه
    • گزارشات آماري دانلودها
    • گزارش و شمارش منابع موجود

       

  • ويژگی هاي امنيت
    • حذف دسترسي و يا تغيير سطح آن در سيستم
    • مديريت دسترسي ها با استفاده از ايجاد گروه هاي مختلف كاربري و امكان اعمال محدوديتها بر اساس گروه ها
    • قابليت مديريت كاربران/ نقش ها به صورت درختي
    • قابليت اعمال ضوابط كاربري به كاربران (اجبار يا تاكيد تغيير رمز، محدوديت زماني و ...)
    • قابليت تعريف نقش‌هاي مورد نياز
    • امكان تخصيص قابليت‌ها و دسترسي هر نقش
    • قابليت تخصيص هر كاربر به يك يا چند نقش با تعيين محدوديت‌هاي زماني و ساير شرايط
    • ثبت و ايجاد گزارش در مورد اعطاي حقوق دسترسي به كاربران شامل مشخصات اعطا كننده، تغيير دهنده يا حذف كننده و زمان آنها
    • رعايت استانداردها در تأييد هويت و تضمين دسترسي و اعتبار كاربران (Authentication & Authorization)
    • استفاده از راهكارهاي امن در تمام سطوح مخصوصا تراكنش هاي حساس تحت شبكه و رعايت استاندارهاي پنهان سازي به عنوان مثال (Encryption)
    • رمزنگاري اطلاعات كليدي و حساس
    • فيلترينگ مقادير ارسالي به پايگاه داده به منظور جلوگيري از SQL Injection
    • پشتيباني از پروتكل‌هاي SSL و Https
  • موتور جستجو 
    • جستجو در محتواي مدارک، کلمات کليدي، تاريخ اصلاح، نويسنده و فرمت اسناد
    • نمايه سازي (Indexing) اسناد بارگذاري شده به صورت خودکار، با پشتيباني از فرمت هاي
    • Text, HTML, RTF, XML, PDF, OpenOffice, Microsoft Office 97 - 2010, JPEG EXIF, MP3 ID3 ( در صورت نياز به فرمت ديگر قابليت افزودن وجود دارد)مرتب سازي نتايج جستجو بر اساس ميزان رابطه (Relevance) با عبارت جستجو شده
    • جستجو در ساختار سلسله مراتبي (hierarchy) پوشه ها (مانند جستجو در Microsoft Windows)
    • امکان انتخاب جستجو در اسناد، پوشه ها
    • امکان استفاده از توصيفگرها و فراداده ها براي يافتن اسناد
    • امکان مرتب سازي نتايج جستجو براساس ضوابط گوناگون
    • امکان دانلود اسناد يا مرور طبقه بندي (Taxonomy) آنها در نتايج جستجو
    • لغو امانت گيري/قفل گذاري يک سند
  • امکانات مدیریتی(Administration) 
    مديريت اطلاعات پايه 
    • قابليت تعريف طبقه بندي هاي منابع
    • امکان نوشتن يادداشت براي هر سند
    • امکان استخراج فراداده (Metadata) هر سند
    • امکان ايجاد توصيفگر (Tag) براي هر سند
    • امکان انتخاب از گنجينه توصيفگرها
    • امکان مشاهده تگ کلود(Tag Cloud) توصيفگرها
    • قابليت تعريف مقررات و دستورالعمل هاي استفاده از منابع
    • قابليت تعريف انواع عضويت و شرايط هر يك از گروه هاي کاربري
  • مديريت منابع 

    • قابليت جستجوي دقيق، كامل و پيشرفته مراجع موجود در كتابخانه و بانك مقالات بر اساس تمامي فيلدهاي اطلاعاتي
    • قابليت مرتب سازي منابع بر اساس فيلدهاي اطلاعاتي دلخواه علي الخصوص تاريخ ايجاد، موضوع و عنوان
    • توانايي پاسخگويي و نگهداري تعداد زيادي اسناد با فرمت هاي متني، چند رسانه اي و ساير منابع
    • قابليت نگهداري عمليات انجام شده براي هر سند
    • قابليت مديريت اسناد و ساير منابع شامل اضافه، ويرايش و حذف آنها
    • قابليت طبقه بندي منابع در دو گروه قابل دانلود و غير قابل دانلود
    • قابليت دريافت اسناد و ساير منابع قابل دانلود بعد از مشاهده عنوان، فهرست مطالب و يا چكيده آن
    • قابليت نمايش آخرين منابع افزوده شده
    • قابليت نمايش پربيننده ترين منابع موجود
    • قابليت پيشنهاد منابع موجود بر اساس جستجو هاي صورت گرفته توسط اعضا

    مديريت گردش کاري اسناد 

    • امکان تعريف فرايند هاي کاري بر روي اسناد
    • امکان تغيير و اصلاح فرايند هاي کاري
    • ويرايشگر تحت وب تعريف فرايند با استاندارد BPMN2
    • امکان واگذاري وظايف به کاربران و نقش ها
    • امکان مانيتورينگ وظايف و فرآيندها
    • راه اندازي جريان کار به صورت خودکار براي اسناد تعيين شده
    • کارتابل اختصاصي کاربران
    • مشاهده گردش کار(Workflow)
    • لغو امانت گیری/قفل گذاری یک سند
    • امکان تخصیص یک آدرس (URL) اختصاصی به هر سند

    مديريت کاربران 

    • قابليت ارائه نام كاربري و كلمه عبور به متقاضيان مجاز
    • قابليت گروه‌بندي اعضا بر اساس قوانين و مقررات از پيش تعيين شده
    • قابليت پيغام دادن به اعضا در صورت اتمام زمان عضويت
    • قابليت ثبت و نگهداري اطلاعات کاربران
    • قابليت دسترسي به سيستم بر اساس شناسه كاربري مجاز و مشاهده اطلاعات شخصي، اقلام مورد توجه در مراجعات قبلي و تاريخچه فعاليت‌ها در سيستم
    • قابليت مديريت كاربران و امكان تعيين سطوح دسترسي تا ريزترين مراحل
    • قابليت تعريف پشتيبان در سيستم بصورت اتوماتيك برروي سرور در زمانهاي تعيين شده
    • قابليت ثبت، ويرايش و حذف کاربران سيستم براساس سطوح دسترسي مورد نياز
    • قابليت کنترل و گزارش گيري از کليه عمليات کاربران سيستم با توجه به زمان و نوع عمليات انجام شده
    • امکان مشاهده کاربران وارد شده به سامانه
    • اطلاع رسانی به کاربران از طریق پست الکترونیکی با امکان سفارشی سازی پیامها
    • امکان واگذاری وظایف به کاربران و کارگروه ها

مشخصات فنی »