نقش BPM در سازمان ها

مدیریت فرآیند کسب و کار نخست نظم فکری در مورد چگونگی اجرای بهینه ی کسب و کار شما از طریق فرآیندهای تعریف شده است و سپس پیدا کردن راهی برای استفاده از آخرین تحولات در تکنولوژی به منظور گسترش اتوماسیون برای دستیابی به اثربخشی و بهره وری می باشد.

نقش BPM در سازمان ها


نقش BPM در سازمان ها

همان گونه که سازمان های مدرن در پیچیدگی و دامنه رشد می کنند، مدیران برای حفظ رقابت تلاش می کنند. فرآیندهای ارزش آفرین در شرکت ها پیچیده تر می شود و فعالیت های بیشتر و بیشتری برای گسترش شبکه کسب و کار خارج از شرکت ها اتفاق می افتند. به نظر می رسد تقاضا برای افزایش انطباق و بازده مالی بهتر روبه افزایش است. سرعت تغییر سریعتر از همیشه است.

 مدیریت فرآیند کسب و کار به طور فزاینده ای به عنوان یک راه برای مدیریت پیچیدگی های موجود در شرکت های مدرن دیده می شود و هزاران نفر را به طور هماهنگ روی فرآیندهایی که به خوبی تعریف شده اند متمرکز می کند. شرکت های پیشرو نشان داده اند که استفاده از مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) می­تواند به وعده IT برای خودکار کردن فرآیندهای کسب و کار و استراتژی حمایت مستقیم تحقق بخشد.

چیزی که در بحث از BPM به ندرت شرح داده شده، تصویر انتها به انتها است. دقیقاً باید چگونه از جعبه ها، خطوط و لوزی ها برای توصیف فرآیندها استفاده شود تا در نهایت به هدف اجرای بهتر فرآیندها نائل شویم؟ مراحل رسیدن به این هدف از آغاز تا پایان چیست؟ تمرکز بر روی فرآیندهای کسب و کار چه ارزش هایی را افزایش می دهد؟ سازمان ها در پی این تمرکز چگونه تغییر می کنند؟ BPM چگونه ERP و چشم انداز برنامه شرکت های موجود را ترکیب می کند؟ نسل بعدی راه حل ها که اصطلاحاً نسل سوم خوانده می شوند، برای استفاده از مدلسازی، قوانین کسب و کار و معماری سرویس گرا(SOA) برای تحقق بخشیدن به وعده BPM چگونه اند؟ 

قصد داریم شما را به درک کاملتری از آن چه که معنی BPM است یعنی چگونگی کارکرد آن در سطوح مختلف و این که چگونه آغاز  می شود، برسانیم. قصد داریم نشان دهیم که مدیریت فرآیند کسب و کار به طور ساده یک مدیریت خوب است که بر نقش محوری  فرآیند کسب و کار تاکید دارد. مدیریت فرآیند کسب و کار نخست نظم فکری در مورد چگونگی اجرای بهینه ی کسب و کار شما از طریق فرآیندهای تعریف شده است و سپس پیدا کردن راهی برای استفاده از آخرین تحولات در تکنولوژی به منظور گسترش اتوماسیون برای دستیابی به اثربخشی و بهره وری می باشد.

سه سوال که مدیران در تمام سطوح باید از خود بپرسند عبارتند از:

  • آیا کسب و کار خود را از نقطه نظر یک مدیریت فرآیند محور اجرا می کنیم؟
  • آیا فرآیندها را با ابزارهای ساخته شده برای این منظور تعریف و خودکار می کنیم؟
  • آیا برنامه ها، زیرساخت ها، ابزارها و برنامه های مدیریت فرآیند را برای ایجاد نسل سوم پلتفرم کسب و کار برای حمایت از انطباق با BPM مهاجرت می دهیم؟

آشنایی با مدیریت فرآیند کسب و کار

اصطلاحات فرآیند، فرآیند کسب و کار، مدلسازی فرآیند کسب و کار و مدیریت فرآیند کسب و کار در ظاهر به اندازه ی کافی گویا به نظر می رسند که در اغلب موارد بدون تعریف صریحی از آن ها استفاده می شود. متاسفانه همه­ ی افراد وقتی از این اصطلاحات استفاده می کنند منظور یکسانی ندارند.

تعریف زیر قصد دارد از پیچیدگی های علمی دور بماند و به اصل موضوع بپردازد.

فرآیند کسب و کار چیست؟

فرآیند برای اکثر مردم توصیفی از راه انجام کارها یا روشی است که چیزی اتفاق می افتد. فرآیند تحولی است که در آن ورودی به خروجی تبدیل می شود، فرآیند راهی برای رسیدن به یک هدف مشخص است که با ایجاد ارزش برای مشتری نهایی مرتبط است. همان طور که در شکل زیر نشان داده شده است.

ساختار اصلی فرآیند

فرآیندهای کسب و کار در زمینه ی محدودیت ها، مقررات و نقش های تعریف شده و روابط عمل می کنند. نمونه های روزمره از فرآیندهای کسب و کار عبارتند از: ثبت نام برای آزمون، خرید کتاب از یک وب سایت، یا درخواست تغییر آدرس خود. فرآیندهای سطح فعالیت ممکن است شامل آماده سازی اظهارنامه مالیات و یا درخواست وام مسکن باشد. فرآیندهای سطح پردازش مراحل بسیاری دارند، برای مثال خرید یک خانه یا انتخاب و ثبت نام در دانشگاه. فرآیندهای سطح بالاتری نیز در حال انجام است، فعالیت های پیچیده ای مثل بازاریابی یک کسب و کار کوچک و یا ساخت یک مرکز خرید.

گاهی اوقات ارزش های ایجاد شده توسط یک فرآیند به راحتی قابل دیدن است و در برخی مواقع نیز فرآیندها به طور غیر مستقیم با انجام یک کار مربوط به حسابداری، مدیریت و سایر عملکردهای مدیریت ایجاد ارزش می کنند. تعاریف پر آب و تاب بیشتری نیز از فرآیند کسب و کار وجود دارد اما همه آن ها همین قدر ساده هستند.

چالش بعدی مربوط به توضیح این است که چگونه ورودی به خروجی تبدیل می شود. اینجاست که همه چیز شروع به پیچیده تر شدن می شود!

چرخه حیات فرآیند کسب و کارچیست؟

فرآیندهای کسب و کار از تجربه بوجود می آیند. همان طور که یک شرکت کار می کند الگوها پدیدار می شوند. در نهایت، مراحل برای انجام کارهای قابل اعتماد، تکمیل مجموعه اطلاعات مورد نیاز، نقشی که هرکس باید ایفا کند روشن می شود. زمانی که همه این ها درک شد، توصیف و مستندسازی فرآیند در یکی از اشکال مختلف ممکن می شود. سپس با اجرای فرآیند، پیگیری عملکرد و نتایج، درک راه های بهبود فرآیند ممکن می شود. این مراحل در نمودار زیر چرخه حیات اصلی یک فرآیند کسب و کار را نشان می دهد.

 چرخه حیات فرآیند کسب و کار

چرخه با گام تجزیه و تحلیل که در آن همه فرآیندهای جدید یا موجود مورد مطالعه قرار گرفته اند شروع می شود به طوری که الزامات مورد نیاز برای فرآیند درک می شود. گام بعدی طراحی است که در آن فرآیند با جزییات تعریف شده است و پس از پیاده سازی برای بیشترین گسترش ممکن پشتیبانی یا خودکارسازی می شود. در این مراحل، فرآیند از حالت شکل درآمده و واقعی می شود، ابتدا به عنوان یک مدل فرآیند کسب و کار و سپس به عنوان نوعی از تکنولوژی که به پیاده سازی کمک می کند. در نهایت فرآیند اجرا و نظارت می شود و اگر جایی برای بهبود وجود داشته باشد چرخه دوباره از ابتدا شروع می شود. برای یک فرآیند این که در طراحی و شبیه سازی به کار گرفته شود و نیز انجام اقداماتی در جهت بهبود درک چگونگی کارکرد فرآیند غیرمعمول نیست. این چرخه نشان دهنده یک رویکرد مبتنی بر عقل سلیم برای مشاهده ی فرآیندها می باشد.

مدل چیست؟

مدل توصیفی از یک شئ، نماینده ای از واقعیت است. اغلب مدل ها فعالیت پیچیده ای را در یک فرم ساده خلاصه می کنند. مدل ها میتوانند بسیار ساده باشند ولی نشان دهنده فرآیندهای پیچیده باشند. مدل ها ارتباطی هستند برای به تصویر کشیدن ماهیت چیزی، برای انتقال یک درک بهتر مدل ها میتوانند هم از لحاظ متریک، معادلات و هم از نظر گام به گام بیان شوند. هر دو نوع مدل به BPM مربوط می باشد.

به عنوان مثال، گزارش های مالی یک شرکت نشان دهنده یک مدل از عملکرد مالی شرکت است. تمام سرمایه و منابع دیگر ورودی و درآمد حاصل از تولید یکی از خروجی های کلیدی است.

مدل هایی که یک فرآیند را توصیف می کنند میتوانند شکل های مختلفی داشته باشند. اغلب موارد در دنیای BPM نمایش تصویری از یک فرآیند چیزی است که به عنوان مدل اشاره دارد. شرح طولانی از هر مرحله در یک مدل بصری ارائه شده در اسناد نوع دیگر غیر معمول نیست.

مدلسازی فرآیند کسب و کارچیست؟

مدلسازی فرآیند کسب و کار هنر توصیف چگونگی انجام کار در سطوح مناسب در شرکت برای دستیابی به ارتباطات مورد نظر است. اهداف معمولی مدلسازی فرآیند کسب و کار شامل نظارت یک فرآیند برای درک بهتر و بهتر کردن آن یا توصیف یک فرآیند با جزییات و ارتباط آن با تکنولوژی به طوری که بتواند خودکار باشد، است.

یک مدل فرآیند کسب و کار به طور کلی عبارتست از شرح فرآیند کسب و کار. مدل های کسب و کار ویژوال توصیفی از مراحلی است که دریک فرآیند اتفاق می افتد و غالباً در فلوچارت مانند نمونه ی نشان داده شده در شکل زیر است، اگرچه انواع دیگری از مدل ها مانند معادلات عددی یا روش گام به گام نیز گاهی اوقات استفاده می شوند.

 یک فرآیند کسب و کار

اکثر مدل های فرآیند کسب و کار مدرن، مانند نمونه بالا با استفاده از نماد گذاری مدلسازی فرآیند کسب و کار (BPMN) بیان می شوند، یک زبان بصری با استفاده از مستطیل برای مراحل فرآیند، خطوط نشان دهنده جریان فعالیت، دایره برای نقاط شروع و پایان، لوزی برای نقاط تصمیم و شاخه ها، و اشکال مختلف حاشیه نویسی. گاهی اوقات فعالیت های یک فرآیند توسط سطرها و ستون هایی که خطوط شناور(swimlane)، که گروهی از مراحلی هستند که نقطه مشترکی دارند، از هم جدا می شوند.